Personenbezogene Daten bearbeiten

Die Verteilung und Bearbeitung personenbezogener Daten über TeamDrive ist unter Beachtung der folgenden Handlungsanweisungen möglich. Für weitergehende Fragen dazu kontaktieren Sie bitte den Datenschutzbeauftragten der Universität oder zu technischen Fragen die Leitung des Rechenzentrums.

Inhalt

Problemstellung

Der Umgang mit personenbezogenen Daten in elektronischer Form stellt besondere Ansprüche an die Einhaltung der Vorgaben des Datenschutzes. Nicht zuletzt aus diesem Grund wird an der Universität der Bundeswehr München der Cloud-Dienst TeamDrive eingesetzt. TeamDrive verschlüsselt alle Daten auf dem zentralen Server in der Form, dass ausschließlich die berechtigten Nutzer dieser Daten über die notwendigen Schlüssel zur Bearbeitung verfügen. Beim lokalen Bearbeiten der Daten auf dem jeweiligen Endgerät sind jedoch zusätzliche Vorkehrungen zum Schutz der Daten erforderlich, da TeamDrive die Daten auf dem Server zur Verfügung stellt, diese aber lokal auf dem Endgerät unverschlüsselt zur weiteren Bearbeitung ablegt.

Die Verteilung und Bearbeitung dieser personenbezogenen Daten über TeamDrive ist unter Beachtung der folgenden Handlungsanweisungen möglich.

Datenschutzkonforme Vorgehensweise

Zum Schutz der lokal abgelegten Daten ist eine der folgenden Bedingungen einzuhalten:

1. Die Daten werden auch lokal verschlüsselt abgelegt. Dazu muss eine geeignete Verschlüsselungslösung eingesetzt werden. Das können neben intern bereits freigegebenen Lösungen (z.B. SafeGuard Lan Crypt an UniBw München) auch Lösungen wie TrueCrypt/Veracrypt oder Bitlocker sein.
2. Die Daten werden jeweils nur kurzfristig zum Zweck der Bearbeitung entschlüsselt vorgehalten. Anschließend sind die Daten wieder vom Endgerät zu entfernen. Dies erfolgt bei TeamDrive dadurch, dass der zur Verfügung gestellte Ordner oder die einzelne Datei sich nicht im Offline-Modus befindet. Dadurch wird die Datei nur noch zentral verschlüsselt gespeichert.

Das Deaktivieren des Offline-Moduls kann für den gesamten Arbeitsbereich, einen Ordner oder eine einzelne Datei wie folgt durchgeführt werden:

1. Weitere Optionen
   
2. Information

   

3. Offline-Modus deaktivieren
   

Hinweis für Mobilgeräte (Smartphones, Tablets etc.)

Da die Daten von TeamDrive auch auf Mobilgeräten zur Verfügung gestellt werden können sind die folgenden Mindestanforderungen an diese Geräte zu beachten, sofern personenbezogene Daten verarbeitet werden:

1. Das Gerät muss über einen Sperrcode vor unbefugter Nutzung gesichert sein
   Eine Absicherung über PIN bzw. Fingerabdruck ist dazu ausreichend. Gesichts- oder Mustererkennung sind aktuell nicht geeignet.
2. Das Gerät muss über eine aktive Verschlüsselung aller Daten verfügen
   Dies ist z.B. unter iOS stets der Fall. Bei Android muss die Geräteverschlüsselung aktiviert werden.