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Die erstmalige Anmeldung bei TeamDrive nutzt einen Mechanismus, bei welchem die Zugangsdaten (Kennung und Passwort) der eigenen Einrichtung geprüft werden. Dazu werden auch die aktuellen Nutzerdaten wie Name und E-Mail-Adresse gespeichert. Die weitere Nutzung von TeamDrive erfolgt dann über ein generiertes Schlüsselpaar, weshalb dafür keine explizite Anmeldung des Nutzers erfolgen muss.

Bei Änderung der Nutzerdaten erfolgt keine Information an TeamDrive, so dass diese Daten innerhalb TeamDrive auch nicht aktualisiert werden. TeamDrive-Nutzer werden in regelmäßigen Abständen aufgefordert, sich unter https://teamdrive.unibw.de/web anzumelden um damit die Daten zu aktualisieren. Es werden dabei die folgenden Fristen genutzt:

1. Letzte Anmeldung vor mehr als 6 Monaten
   Eine Mail wird generiert und der betroffene Nutzer gebeten, sich erneut anzumelden um seine Daten zu aktualisieren.
2. Letzte Anmeldung vor mehr als 7 Monaten
   Der Nutzer wird mit allen genutzten Geräten von TeamDrive zwangsweise abgemeldet. Bei einer erneuten Nutzung muss jedes Gerät wieder explizit angemeldet werden.
3. Letzte Anmeldung vor mehr als 1 Jahr
   Die TeamDrive-Nutzung wird auf inaktiv gesetzt. Damit kann der Nutzer sich nicht mehr anmelden. Auch die im Besitz des Nutzers befindlichen Spaces werden inaktiv gesetzt, so dass keine Änderung dieser Daten mehr erfolgen kann. In dieser Phase sollten sich ggf. ein Nutzer dieses Space bei uns melden, um den Besitz an diesem Space zu übernehmen. Andernfalls werden die Space-Daten nach weiteren 3 Monaten unwiederbringlich auf dem Server gelöscht.